Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Jest to nowy standard, dalsza automatyzacja procesowania dokumentów oraz ich automatyczna archiwizacja.

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur, przez który przepływać będą wszystkie transakcje fakturowane, umożliwi fiskusowi wgląd w bieżące informacje na temat transakcji zakupu/ sprzedaży, uproszczone i przyspieszone zostaną kontrole na gruncie VAT, a konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT.

Od 1 stycznia 2022 r. można skorzystać z KSeF dobrowolnie. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących faktur elektronicznych. Natomiast w 2024 r. KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Projekt ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechnego systemu rozliczania został ostatecznie uzgodniony na konferencji 16 lutego 2023 r. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 r. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od:

– 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT,

– 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.

Oto główne zmiany, jakie wprowadzono w projekcie KSeF:

– Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.

– Wydłużenie o pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

– Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

– Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.

– Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.

– Wyłączone z KSeF będą: bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych), faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

– Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.

– W wypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu.

– Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.

– W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.

– Liberalizacja sankcji i ich stosowanie będzie obowiązywało dopiero od 1 stycznia 2025 r.

– Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Udogodnienia

Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom bezpłatne narzędzia dostosowane do KSeF – aplikację e-Mikrofirma i Aplikację Podatnika KSeF. Przygotowywana jest także aplikacja mobilna KSeF, dzięki której będzie można wystawiać faktury na telefonie czy tablecie. Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność za to przejmie KSeF. Czas oczekiwania na zwrot podatku będzie krótszy – 40 dni, a nie 60, jak dotychczas. Proces fakturowania i księgowania będzie maksymalnie zautomatyzowany, dzięki czemu skróci się czas potrzebny na dokonanie formalności przy rozliczeniach, a także zmniejszy się ryzyko błędu przy wystawianiu faktur. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez podatników, ponieważ faktury w KSeF są dostępne w dowolnym czasie dla wystawcy i odbiorcy. Nastąpi uproszczenie procesu rozliczania faktur korygujących poprzez brak konieczności uzyskiwania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty. Wystawiane faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym.

Krajowy System e-Faktur jest dość prosty i intuicyjny w obsłudze. Aby móc wystawiać i odbierać w nim faktury, należy założyć konto w systemie. Krajowy System e-Faktur został udostępniony osobom fizycznym i innym podmiotom niż fizyczne. W tym drugim przypadku przy dostępie do systemu możliwe jest uwierzytelnienie poprzez kwalifikowaną pieczęć. Uwierzytelnianie w przypadku osoby fizycznej odbywa się poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub poprzez generowanie tokenu w aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo Finansów.

Bezpłatna aplikacja podatnika KSeF umożliwia zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie i odbieranie e-faktur, a ponadto sprawdzenie statusu, przetworzenie e-faktury oraz pobranie UPO KSeF.

Na podstawie:

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-krajowy-system-e-faktur

https://www.gov.pl/web/finanse/projekt-krajowego-systemu-e-faktur-ksef–konferencja-uzgodnieniowa

https://www.ey.com/pl_pl/tax/krajowy-system-e-faktur-ksef